Kortfattat svar
Ett verifikat är det dokument som bevisar att en affärshändelse ägt rum – till exempel ett kvitto, en faktura eller ett bankutdrag.
Det ska ha ett löpnummer, datum, belopp, beskrivning och referens till grunddokumentet.
Verifikat måste sparas i 7 år enligt bokföringslagen.
Vad ett verifikat måste innehålla
Bokföringslagen (BFL 5 kap 7 §) ställer följande krav på verifikat:
1
Löpnummer
Unikt nummer som identifierar verifikatet i ordningsföljd.
2
Datum
Datum för affärshändelsen (inte bokföringsdatumet).
3
Belopp
Totalbelopp och, om tillämpligt, momsbeloppet separat.
4
Vad det avser
Kort beskrivning av vad transaktionen gäller.
5
Parter
Köpare och säljare ska framgå (om tillämpligt).
6
Grunddokument
Referens till underliggande kvitto, faktura eller avtal.
Observera: Det är grunddokumentet (kvittot/fakturan) som är verifikatet – inte din bokföringspost i programmet. Bokföringsposten kopplar ihop grunddokumentet med debeterings- och krediteringskonton.
Exempel – verifikat för inköp
Du köper pennor för 156 kr (125 kr + 25 % moms 31 kr). Grunddokumentet är kvittot från affären. Bokföringsposten i ditt program ser ut så här:
| Löpnr | Datum | Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|
| 42 | 2026-03-15 | 6110 | Kontorsmaterial | 125 kr | |
| 2641 | Ingående moms 25 % | 31 kr | |
| 1930 | Bankkonto | | 156 kr |
Löpnr 42 är unikt för verifikatet. Det fysiska (eller digitala) kvittot sparas och refereras till med detta nummer.
Hur länge ska verifikat sparas?
Enligt bokföringslagen (BFL 7 kap 2 §) gäller:
- Verifikat ska bevaras i 7 år från utgången av det räkenskapsår de tillhör
- Gäller även digitala verifikat – och den digitala kopian av ett papperskvitto
- Papperskvitton som fotograferats digitalt behöver inte bevaras i pappersform
- Arkiveringsskyldigheten gäller oavsett om rörelsen upphör
Tips: De flesta bokföringsprogram lagrar verifikaten digitalt och automatiskt. Fotografera alltid kvitton direkt med mobilappen för att undvika att de bleknar eller försvinner.
Vanliga frågor
-
Vad är skillnaden på verifikat och bokföringspost?
-
Grunddokumentet (kvittot/fakturan) är verifikatet. Bokföringsposten är den datarad i bokföringssystemet som kopplar debeterings- och krediteringskonton till verifikatet. I praktiken används "verifikat" ofta för hela kombinationen.
-
Kan ett verifikat vara digitalt?
-
Ja. Skatteverket godkänner digitala verifikat. Du kan fotografera papperskvitton och spara digitalt – pappersoriginalet behöver då inte bevaras, om den digitala bilden är fullständig och läslig.
-
Vad händer om jag tappar ett kvitto?
-
Skatteverket kan neka avdraget om grunddokumentet saknas. Om du tappat ett kvitto: kontakta säljaren för duplikat, använd kortkvittot från banken som komplement, eller upprätta en intern skriftlig beskrivning med datum, belopp och syfte.
-
Hur länge måste man spara verifikat?
-
7 år räknat från utgången av det räkenskapsår verifikatet tillhör. Bokförs ett köp i december 2025, ska det bevaras till och med 31 december 2032.