Vad är ett verifikat?

Ett verifikat är det dokument som bevisar att en affärshändelse ägt rum – till exempel ett kvitto, en faktura eller ett bankutdrag. Det ska ha ett löpnummer, datum, belopp, beskrivning och referens till grunddokumentet. Verifikat måste sparas i 7 år enligt bokföringslagen.

Vad ett verifikat måste innehålla

Bokföringslagen (BFL 5 kap 7 §) ställer följande krav på verifikat:

Typer av verifikat

Exempel – verifikat för inköp

Du köper pennor för 156 kr (125 kr + 25 % moms 31 kr). Grunddokumentet är kvittot från affären. Bokföringsposten i ditt program ser ut så här:

Löpnr 42 är unikt för verifikatet. Det fysiska (eller digitala) kvittot sparas och refereras till med detta nummer.

Luckor i verifikationsnumreringen – är det ett problem?

Punkt 3 i checklistan Granska bokföringen själv – alla 51 punkter inför bokslutet.

Varje verifikat ska ha ett nummer så att det går att se sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten, och bokföringen ska kunna visas i den ordning den registrerats. En lucka i numreringen är inte i sig ett fel – men den ska gå att förklara, eftersom den kan betyda att ett verifikat saknas.

Så kontrollerar du det själv

1. Ta fram verifikationslistan för hela räkenskapsåret, sorterad på serie och nummer.
2. Gå igenom varje serie (A, B …) och leta efter hopp och dubbletter – till exempel A 41 följt av A 43.
3. Ta reda på varför numret saknas. Vanliga förklaringar: ett utkast som raderades innan det bokfördes, ett makulerat verifikat, eller en export som inte tog med alla verifikat.
4. Dokumentera förklaringen. Saknas ett bokfört verifikat på riktigt: ta fram underlaget och bokför det.

Ett bokfört verifikat får aldrig tas bort för att få numreringen att gå ihop – fel rättas med ett nytt verifikat. Se Rätta fel i bokföringen och Hur sent får man bokföra?

Osäker på om det blev rätt? Ladda upp en SIE-fil i Kontiq Revisor. Bokföringen går igenom 51 automatiska kontroller, bland dem obruten verifikationsnumrering. Antalet fynd per kontroll ser du utan kostnad.

Hur länge ska verifikat sparas?

Enligt bokföringslagen (BFL 7 kap 2 §) gäller:

• Verifikat ska bevaras i 7 år från utgången av det räkenskapsår de tillhör
• Gäller även digitala verifikat – och den digitala kopian av ett papperskvitto
• Papperskvitton som fotograferats digitalt behöver inte bevaras i pappersform – sedan 1 juli 2024 får originalet förstöras direkt efter överföringen, mot tidigare tre års extra sparande
• Arkiveringsskyldigheten gäller oavsett om rörelsen upphör

Vanliga frågor

Vad är skillnaden på verifikat och bokföringspost?

Grunddokumentet (kvittot/fakturan) är verifikatet. Bokföringsposten är den datarad i bokföringssystemet som kopplar debeterings- och krediteringskonton till verifikatet. I praktiken används "verifikat" ofta för hela kombinationen.

Kan ett verifikat vara digitalt?

Ja. Du kan fotografera papperskvitton och spara dem digitalt. Sedan bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024 får pappersoriginalet förstöras så snart informationen överförts till digital form – tidigare måste det sparas i ytterligare tre år. Kravet är att överföringen är fullständig och bilden läslig. Den digitala verifikationen ska fortfarande bevaras i 7 år.

Vad händer om jag tappar ett kvitto?

Skatteverket kan neka avdraget om grunddokumentet saknas. Om du tappat ett kvitto: kontakta säljaren för duplikat, använd kortkvittot från banken som komplement, eller upprätta en intern skriftlig beskrivning med datum, belopp och syfte.

Är det fel med luckor i verifikationsnumreringen?

Inte i sig, men varje lucka ska gå att förklara – till exempel ett makulerat verifikat eller ett utkast som aldrig bokfördes. En lucka kan också betyda att ett verifikat saknas, så kontrollera dem i bokslutet.

Hur länge måste man spara verifikat?

7 år räknat från utgången av det räkenskapsår verifikatet tillhör. Bokförs ett köp i december 2025, ska det bevaras till och med 31 december 2032.

Relaterade guider

Läs vidare