AI-bokföring av kvitton

Kortfattat

Med AI-bokföring läser ett språkmodellsstött verktyg av kvittot – butik, datum, belopp och moms – och föreslår en färdig kontering med rätt BAS-konton. Du godkänner innan något bokförs. I Kontiq finns tre vägar in: fota i mobilen, ladda upp en bild eller PDF i AI-konteringen, eller fråga via din egen AI-chatt med MCP-kopplingen. Kvittobilden sparas som bilaga på verifikatet, och sedan den 1 juli 2024 får papperskvittot förstöras så snart det är inläst.

Tre vägar från kvitto till verifikat

1. Fota i mobilen

Ta fram mobilen i butiken och fota kvittot. Butik, datum, belopp och momsrader läses av direkt ur bilden, och du väljer om det betalades från företagskontot eller som privat utlägg.

Snabbast i vardagen

2. Ladda upp i AI-konteringen

Sitter du vid datorn med en PDF-faktura eller en kvittobild använder du AI-konteringen: beskriv kort vad som hänt, bifoga underlaget – eller inget alls – och få ett konteringsförslag tillbaka.

Bäst för PDF och e-kvitton

3. Via din egen AI-chatt

Har du kopplat Kontiq till Claude eller ChatGPT beskriver du köpet i chatten. AI:n validerar konteringen mot din kontoplan och lägger den som utkast – och kan ge dig en engångslänk där du släpper kvittofilen.

Så kopplar du din AI →

Vad som faktiskt händer med kvittot

Texten läses av

Butiksnamn, datum, totalbelopp och momsrader plockas ur bilden. Avläsningen är gjord för tryckta kvitton och fungerar sämre på handskriven text – då läses ofta bara delar av kvittot.

Konteringen föreslås

Förslaget bygger på vad som lästs av och på hur just ditt företag brukar bokföra liknande inköp. Momssatsen sätts utifrån kvittots egna momsrader, inte utifrån en gissning om varugruppen.

Du granskar och rättar

Konto, belopp, datum och beskrivning går att ändra direkt i förslaget. Kontiq kontrollerar att debet och kredit balanserar och att kontona finns i din kontoplan.

Du bokför – och bilden följer med

Verifikatet får sitt nummer först när du bokför. Kvittobilden sparas som bilaga på verifikatet, så bokföringspost och underlag hänger ihop vid en framtida granskning.

Fem saker att kontrollera innan du godkänner

Momssatsen. 25, 12 eller 6 procent – och att den stämmer med kvittots egna momsrader. Restaurangnotor med både mat (12 %) och alkohol (25 %) är den vanligaste fällan.
Representation. Avdragsrätten för representation är begränsad, och det syns aldrig på kvittot. Ett lunchkvitto kan vara en personalkostnad, en representationskostnad eller ett privat uttag – bara du vet vilket.
Betalsätt. Företagskort, privat utlägg eller kontant ger helt olika motkonton. Blir det fel här står pengarna kvar på fel ställe i balansräkningen.
Datum. Kvittots datum, inte dagens. Särskilt viktigt kring ett månadsskifte om du redovisar moms per månad.
Direktavdrag eller inventarie. Ett inköp över gränsen för mindre värde ska aktiveras och skrivas av, inte kostnadsföras direkt. Se guiden om dator och inventarie.

Vad bokföringslagen säger om det digitala kvittot

Regeln ändrades den 1 juli 2024

Tidigare måste ett papperskvitto som förts över till digital form ändå sparas i tre år till. Den regeln är borta. I dag får originalet förstöras så snart informationen överförts – förutsatt att överföringen är fullständig och att den digitala bilden är läslig. Ändringen gäller även material från tiden före lagändringen.

Varje affärshändelse ska ha ett verifikat som går att knyta till bokföringsposten.
Räkenskapsinformationen – inklusive kvittobilden – ska bevaras i sju år.
Bokföringen får inte raderas. Ett fel rättas med en ny post, aldrig genom att ta bort den gamla. Se guiden om att rätta fel i bokföringen.
Ansvaret för att bokföringen är riktig ligger på företaget – inte på verktyget som föreslog konteringen.

Det är bokföringslagen och Bokföringsnämndens regler som styr bevarandet, inte Skatteverket. Vilka krav Kontiq uppfyller och var de står står på sidan om regelefterlevnad.

Vad AI-bokföringen inte gör

Det här sköter AI:n

Läser av butik, datum, belopp och moms
Föreslår BAS-konton utifrån din historik
Kontrollerar att konteringen balanserar
Kopplar bilden till verifikatet

Det här gör du

Avgör vad köpet gällde i verksamheten
Bedömer avdragsrätt och representation
Godkänner – ingenting bokförs automatiskt
Ansvarar för att bokföringen är riktig

Vill du göra det för hand i stället går det förstås utmärkt – guiden hur du bokför ett kvitto visar fyra bokföringsexempel med konton.

Vad det kostar

Abonnemanget är 99 kr/mån exkl. moms och innehåller alla funktioner – AI-bokföring ligger inte i ett dyrare paket. Det enda som tillkommer är 90 öre exkl. moms per AI-fråga, där en fråga motsvarar ett konteringsförslag: ett kvitto eller en transaktion.

Bokför du själv, med en mall eller från en bankhändelse tillkommer ingenting. Du betalar alltså bara för de kvitton du faktiskt skickar till AI:n.

Vanliga frågor

Får jag slänga papperskvittot när jag fotat det?

Ja. Sedan bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024 får du förstöra originalet så snart informationen överförts till digital form – tidigare måste pappret sparas i ytterligare tre år. Kravet är att överföringen är fullständig och att bilden är läslig. Det digitala underlaget ska däremot bevaras i sju år, som all annan räkenskapsinformation.

Hur träffsäker är AI-konteringen?

Bäst på vanliga, återkommande kvitton i ett företag som redan har bokföringshistorik – då föreslås oftast samma konton som du använt tidigare. Sämre på ovanliga inköp, otydliga eller handskrivna kvitton och i nystartade företag utan historik. Förslaget är därför alltid ett förslag: ingenting bokförs förrän du godkänner det.

Vad kostar det att bokföra ett kvitto med AI?

Abonnemanget är 99 kr/mån exkl. moms och innehåller alla funktioner. Varje AI-fråga kostar därutöver 90 öre exkl. moms – en fråga motsvarar ett konteringsförslag, alltså ett kvitto. Bokför du själv eller med en mall tillkommer ingenting.

Fungerar det på kvitton i utländsk valuta?

Avläsningen klarar normalt belopp och datum, men växlingskursen och den svenska momshanteringen måste du kontrollera själv. Ett inköp från ett EU-land utan svensk moms ska hanteras som omvänd skattskyldighet, och det är en bedömning du behöver göra – granska därför förslaget extra noga på utländska underlag.

Är det tillåtet att låta en AI kontera?

Ja. Bokföringslagen ställer krav på resultatet – varje affärshändelse ska ha ett verifikat, bokföras i rätt ordning, vara spårbar och bevaras i sju år – inte på vilket verktyg som tar fram konteringen. Ansvaret för att bokföringen är riktig ligger alltid på företaget, vilket är skälet till att en människa måste godkänna varje förslag.

Måste kvittobilden kopplas till verifikatet?

Ja. Verifikatet ska kunna knytas till sitt underlag. I Kontiq sparas bilden som bilaga på verifikatet, så bokföringspost och underlag hänger ihop vid en granskning.