Bokföring utan förkunskaper

Kortfattat

Bokföring låter svårare än det är, därför att det är fullt av ord som betyder något annat än de låter som. Men besluten du faktiskt behöver fatta är enkla: vad gällde köpet, och hur betalades det? Kontonummer, momssatser och dubbel bokföring är mekanik – det är precis det ett bokföringsprogram finns till för. Den här guiden går igenom det lilla du måste kunna, vad du kan lämna åt programmet, och hur din första månad ser ut i praktiken.

De fyra reglerna som faktiskt spelar roll

1

Spara alla underlag

Varje affärshändelse måste ha ett underlag – kvitto, faktura eller avtal. Fota kvittot direkt; ett borttappat kvitto går inte att bokföra i efterhand hur gärna du än vill. Underlagen ska bevaras i sju år.

2

Bokför löpande

Kontanta affärshändelser ska bokföras senast nästa arbetsdag, övriga så snart det kan ske. Praktiskt betyder det en kort stund varje vecka eller månad – inte ett maratonpass i mars.

3

Håll isär privat och företag

Eget bankkonto och eget kort för företaget. Betalar du ändå något privat bokförs det som ett utlägg – det går bra, men det ska synas. Sammanblandade konton är den vanligaste orsaken till att bokföringen blir dyr att reda ut.

4

Håll koll på datumen

Är du momsregistrerad ska momsen redovisas varje period, även en tom period. Missade deadlines kostar förseningsavgifter – och det är den enda delen av bokföringen som blir dyr av att glömmas bort.

Vad du gör – och vad programmet gör

Du bestämmer

Vad affärshändelsen gällde
Hur den betalades
Om utgiften hör till verksamheten
Att underlaget finns och är läsligt

Programmet sköter

Vilka konton som ska användas
Att debet och kredit balanserar
Momsberäkning och momsrapport
Resultat- och balansräkning
Underlag till deklarationen

Nio ord du stöter på – översatta

Ordet	Vad det betyder på vanlig svenska
Affärshändelse	Något som påverkar företagets ekonomi: ett köp, en försäljning, en betalning.
Verifikat	Bokföringsposten med sitt underlag. Ett nummer, ett datum, ett belopp och ett kvitto.
Konto	En kategori pengarna hamnar i, med ett nummer. 1930 är företagskontot, 5410 förbrukningsinventarier.
Kontoplan	Listan över alla kategorier. I Sverige används BAS-kontoplanen, som alla revisorer känner igen.
Debet och kredit	Vänster och höger sida av en bokföringspost. De ska alltid summera till samma belopp.
Ingående moms	Momsen du betalat på inköp och får tillbaka.
Utgående moms	Momsen du tagit ut av dina kunder och ska betala in.
Periodisering	Att lägga en kostnad eller intäkt på rätt månad, även om betalningen skedde en annan månad.
Bokslut	Sammanställningen vid räkenskapsårets slut, som deklarationen bygger på.

Vill du gå djupare finns grundkursen i guiderna: vad är bokföring, debet och kredit, verifikat och kontoplanen.

Bokför hela bokföringen med Kontiq – Kontiq föreslår konteringen och du godkänner. 99 kr/mån exkl. moms, inga bindningstider.

Testa i 30 dagar

Din första månad, realistiskt

Dag 1

Skapa kontot, ange företagsform och räkenskapsår. Kontoplanen läggs upp automatiskt – du behöver inte välja konton själv.

Dag 1

Har du bokfört tidigare i år i ett annat program: importera SIE-filen. Är företaget nystartat finns inget att importera – då börjar du på ett tomt bord.

Löpande

Fota kvitton när du får dem. Skicka fakturor från programmet, så bokförs kundfordran automatiskt när fakturan skickas och betalningen när den kommer in.

En gång i veckan

Gå igenom banktransaktionerna och koppla ihop dem med verifikat. Tar tio minuter om du gör det ofta.

Månadsskiftet

Kontrollera att bankens saldo stämmer med kontot i bokföringen. Gör det inte det är det nästan alltid en transaktion som inte bokförts än.

Vid momsperiod

Ta fram momsrapporten, jämför med vad du förväntar dig, och lämna in. Kontiqs bokföringscoach påminner om datumen så att du slipper hålla dem i huvudet.

Fem nybörjarmisstag

Att spara ihop allt till bokslutet

Bokföringslagen kräver att du bokför löpande – och i mars minns ingen vad ett kvitto från maj gällde. Det här är det misstag som kostar mest i både tid och pengar.

Att betala företagets saker med privatkortet

Det går att bokföra som utlägg, men varje sådan post är extra arbete. Skaffa ett företagskort tidigt.

Att tro att ett kontoutdrag är ett underlag

Kontoutdraget visar att pengar rört sig, inte vad du köpte. Kvittot eller fakturan är underlaget.

Att radera en felaktig post

Bokförda poster raderas aldrig. Du gör en rättelsepost – se rätta fel i bokföringen.

Att ta ut "lön" i enskild firma

En enskild firma har ingen lön till ägaren. Pengar du tar ut är eget uttag och bokförs på ett helt annat konto – se guiden om eget uttag.

När du bör ta hjälp ändå

Att sköta den löpande bokföringen själv och att göra allt själv är två olika saker. Ta hjälp vid:

Första bokslutet i ett aktiebolag – reglerna kring årsredovisning är egna hantverk.
Fastighets- eller bilköp, leasing och avskrivningar med skattemässiga inslag.
Handel med utlandet, omvänd skattskyldighet och EU-moms.
Ägarförändringar, utdelning och 3:12-reglerna.

En välskött löpande bokföring gör dessutom konsulttimmarna billigare – konsulten slipper börja med att reda ut året som gått.

Vanliga frågor

Måste jag kunna debet och kredit för att bokföra själv?

Nej. Debet och kredit är hur en bokföringspost skrivs, inte vad du behöver besluta. Du behöver kunna svara på vad affärshändelsen gällde och hur den betalades – konton, moms och den dubbla bokföringen sköter programmet. Vill du förstå det ändå är det en kvart att lära sig, och det gör dig tryggare när något ser konstigt ut.

Vad är det minsta jag måste hålla reda på?

Fyra saker: spara alla underlag, bokför löpande och inte en gång om året, redovisa moms i tid om du är momsregistrerad, och blanda aldrig ihop företagets pengar med dina privata. Klarar du det är resten hantverk som programmet hjälper dig med.

Hur lång tid tar bokföringen varje månad?

För en enmansfirma med ett tiotal transaktioner i månaden handlar det normalt om 15–30 minuter, om du gör det löpande. Sparar du ihop ett helt år blir samma arbete betydligt tyngre, eftersom du inte längre minns vad kvittona gällde.

När behöver jag ändå en redovisningskonsult?

Vid bokslut i aktiebolag första gången, vid ovanliga händelser som fastighetsköp, bilar, utlandshandel eller ägarförändringar, och när du är osäker på en skattefråga. Löpande bokföring klarar de flesta själva – ett bokslut i ett aktiebolag är en annan sak.

Vad händer om jag bokför fel?

Du rättar det. En bokförd post får aldrig raderas – i stället gör du en rättelsepost som tar ut den felaktiga och bokför rätt. Det är helt normalt och inget att vara rädd för; hela systemet är byggt för att fel ska kunna rättas synligt.

Måste jag ha momsregistrering från start?

Inte nödvändigtvis. Det finns en omsättningsgräns under vilken små företag kan välja att stå utanför momssystemet. Är du momsregistrerad måste du däremot redovisa moms i tid varje period, även om perioden var tom.