Kan jag byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret?

Ja, tekniskt sett går det när som helst. Det är dock enklare och säkrare att byta vid ett kvartalsskifte eller vid räkenskapsårets slut, eftersom du då slipper dela upp periodrapporter mellan två system.

Vad är en SIE-fil och varför behöver jag den?

SIE är ett svenskt standardformat för att exportera bokföringsdata (verifikationer, kontoplan, ingående balanser) från ett program och importera dem i ett annat. Nästan alla svenska bokföringsprogram, inklusive Kontiq, stödjer SIE 4-export och -import, vilket gör att du kan byta program utan att skriva om historiken manuellt.

Förlorar jag historiken när jag byter program?

Nej, inte om du exporterar en fullständig SIE-fil (typ 4) innan du avslutar det gamla kontot. Den innehåller alla verifikationer och kan importeras i det nya programmet så att hela historiken finns kvar där. Du behöver ändå spara en kopia av SIE-filen och eventuella PDF-rapporter separat i 7 år enligt bokföringslagen.

Måste jag göra något manuellt efter en SIE-import?

Ja, oftast. Kontrollera att ingående balanser stämmer mot det gamla systemets utgående balanser, att kontoplanen matchar (särskilt om du bytt till ett program med annan kontonumrering), och att eventuella kund-/leverantörsreskontror stämmer. Betrakta importen som ett underlag att verifiera, inte en garanti.

Följer kostnadsställen och projekt med vid bytet?

Ja, om det gamla programmet skriver dem i SIE-filen. I Kontiq läses kostnadsställen (SIE-dimension 1) och projekt (dimension 6) in tillsammans med verifikaten, och de som saknas läggs upp automatiskt. Andra dimensioner visas i förhandsgranskningen men läses inte in. Krockar ett verifikationsnummer med ett som redan finns kan du välja att verifikatet får nästa lediga nummer – originalnumret står kvar i beskrivningen.

Behöver jag avsluta det gamla kontot direkt?

Nej. Vänta gärna någon vecka efter bytet innan du säger upp det gamla kontot, så att du hinner upptäcka eventuella avvikelser och kan gå tillbaka och kontrollera originaldata om något inte stämmer i det nya systemet.

Byta bokföringsprogram – steg för steg med SIE

Kortfattat svar

Du kan byta bokföringsprogram när som helst genom att exportera en SIE 4-fil från det gamla programmet och importera den i det nya. Historiken följer med. Det enda du behöver göra manuellt är att ladda ned kvitton och fakturor, som inte följer med i SIE-filen, och att stämma av ingående balanser mot det gamla systemets utgående balanser. Byt helst vid ett kvartalsskifte eller räkenskapsårets slut för att slippa dela periodrapporter mellan två system.

När är bästa tidpunkten att byta?

Rekommenderas

Vid kvartalsskifte (särskilt om du redovisar moms kvartalsvis)
Vid räkenskapsårets början eller slut
Direkt efter att en momsdeklaration är inlämnad
Under en lugnare period utan mycket löpande fakturering

Går att göra, men mer omständligt

Mitt i en momsperiod – kräver att du delar upp rapporten mellan systemen
Precis innan bokslut – riskerar att komplicera årsbokslutet
Mitt i en period med hög faktureringsvolym
Utan att ha exporterat/sparat en egen kopia av all historik först

Steg för steg – byt utan att förlora något

1

Exportera en fullständig SIE 4-fil

I det gamla programmet: exportera en SIE-fil av typ 4, som innehåller hela kontoplanen, alla verifikationer och både ingående och utgående balanser. Se till att exporten omfattar hela räkenskapsåret, inte bara en period.

2

Spara en egen kopia av allt

Ladda ner SIE-filen och exportera även eventuella PDF-rapporter (resultat- och balansräkning, huvudbok) innan du byter. Du är skyldig enligt bokföringslagen att kunna visa upp bokföringen i 7 år – oberoende av vilket program du använder då.

3

Ladda ned kvitton, fakturor och andra underlag

SIE-filen innehåller siffrorna men inte underlagen. Kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor och andra bilagor måste du ladda ned separat från det gamla programmet. De är räkenskapsinformation och ska bevaras i sju år – ansvaret är ditt, inte leverantörens.

4

Importera SIE-filen i det nya programmet

De flesta svenska bokföringsprogram, inklusive Kontiq, har en funktion för att läsa in en SIE 4-fil direkt – kontoplan, verifikationer och balanser skapas automatiskt.

5

Stäm av ingående balanser, konto för konto

Jämför varje kontos ingående balans i det nya systemet mot motsvarande utgående balans i det gamla. Det här är det steg som oftast kräver manuell koll – särskilt om programmen har olika sätt att hantera avrundningar eller om kontoplanen skiljer sig något.

6

Kontrollera kund- och leverantörsreskontra separat

SIE-standarden fångar inte alltid detaljerad reskontra (öppna kundfordringar/leverantörsskulder per faktura) fullt ut mellan alla program. Kontrollera manuellt att öppna poster stämmer, särskilt om du fakturerar mycket.

7

Vänta med att säga upp det gamla kontot

Behåll tillgång till det gamla programmet i några veckor efter bytet. Om något inte stämmer i det nya systemet vill du kunna gå tillbaka till originaldata utan att behöva be leverantören om hjälp i efterhand.

Vad följer med i en SIE 4-fil – och vad gör det inte?

Följer med	Följer inte med – gör separat
Kontoplanen	Kvitton, fakturor och andra bilagor
Alla verifikat med datum, text och konteringar	Kund- och leverantörsregister
Ingående och utgående balanser	Öppna kund- och leverantörsfakturor per faktura (reskontra)
Kostnadsställen och projekt, om programmet skriver dem	Anställda och lönehistorik
Räkenskapsårets start och slut	Inställningar, användare och fakturamallar

Öppna kundfakturor och leverantörsskulder finns med som saldon på 1510 och 2440, men inte som enskilda fakturor. Lägg upp dem i det nya programmet om du vill kunna bevaka och matcha betalningarna.

Bokför bytet med Kontiq – Kontiq föreslår konteringen och du godkänner. 99 kr/mån exkl. moms, inga bindningstider.

Testa i 30 dagar

Så fungerar SIE-importen i Kontiq

Du laddar upp en SIE 4-fil (.se eller .si4) och får en förhandsgranskning innan något läses in.
Verifikat som balanserar importeras som bokförda. Verifikat som inte balanserar blir utkast som du rättar och bokför.
Ingående balanser (#IB) läses in som ett IB-verifikat för räkenskapsåret.
Räkenskapsåret måste finnas i Kontiq. Lägg upp det först – verifikat som redan importerats hoppas över som dubbletter om du importerar igen.
Kostnadsställen och projekt läses in och läggs upp automatiskt. Krockar ett verifikationsnummer kan verifikatet få nästa lediga nummer; originalnumret står kvar i beskrivningen.

Byter du vid årsskiftet räcker det ofta med ingående balans. Byter du mitt i året importerar du årets verifikat och fortsätter där du var.

Vanliga misstag vid programbyte

Byta mitt i en momsperiod utan att dela upp underlaget

Om du byter program mitt i ett momskvartal måste du kunna redovisa moms för hela perioden korrekt – kontrollera att du har underlag från båda systemen för den period som spänner över bytet.

Lita blint på SIE-importen utan avstämning

En SIE-import är ett bra underlag, men inte en garanti. Stäm alltid av ingående balanser mot det gamla systemets siffror innan du fortsätter bokföra i det nya programmet.

Säga upp det gamla kontot direkt

Vänta några veckor. Upptäcker du en avvikelse efter bytet vill du kunna logga in i det gamla systemet och kontrollera originaldata, inte behöva återskapa allt från en enda SIE-fil.

Vanliga frågor om att byta bokföringsprogram

Kan jag byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret?: Ja, tekniskt sett går det när som helst. Det är dock enklare och säkrare att byta vid ett kvartalsskifte eller vid räkenskapsårets slut, eftersom du då slipper dela upp periodrapporter mellan två system.
Vad är en SIE-fil och varför behöver jag den?: SIE är ett svenskt standardformat för att exportera bokföringsdata (verifikationer, kontoplan, ingående balanser) från ett program och importera dem i ett annat. Nästan alla svenska bokföringsprogram, inklusive Kontiq, stödjer SIE 4-export och -import, vilket gör att du kan byta program utan att skriva om historiken manuellt.
Förlorar jag historiken när jag byter program?: Nej, inte om du exporterar en fullständig SIE-fil (typ 4) innan du avslutar det gamla kontot. Den innehåller alla verifikationer och kan importeras i det nya programmet så att hela historiken finns kvar där. Du behöver ändå spara en kopia av SIE-filen och eventuella PDF-rapporter separat i 7 år enligt bokföringslagen.
Måste jag göra något manuellt efter en SIE-import?: Ja, oftast. Kontrollera att ingående balanser stämmer mot det gamla systemets utgående balanser, att kontoplanen matchar (särskilt om du bytt till ett program med annan kontonumrering), och att eventuella kund-/leverantörsreskontror stämmer. Betrakta importen som ett underlag att verifiera, inte en garanti.
Följer kostnadsställen och projekt med vid bytet?: Ja, om det gamla programmet skriver dem i SIE-filen. I Kontiq läses kostnadsställen (SIE-dimension 1) och projekt (dimension 6) in tillsammans med verifikaten, och de som saknas läggs upp automatiskt. Andra dimensioner visas i förhandsgranskningen men läses inte in. Krockar ett verifikationsnummer med ett som redan finns kan du välja att verifikatet får nästa lediga nummer – originalnumret står kvar i beskrivningen.
Behöver jag avsluta det gamla kontot direkt?: Nej. Vänta gärna någon vecka efter bytet innan du säger upp det gamla kontot, så att du hinner upptäcka eventuella avvikelser och kan gå tillbaka och kontrollera originaldata om något inte stämmer i det nya systemet.