Kan jag byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret?

Ja, tekniskt sett går det när som helst. Det är dock enklare och säkrare att byta vid ett kvartalsskifte eller vid räkenskapsårets slut, eftersom du då slipper dela upp periodrapporter mellan två system.

Vad är en SIE-fil och varför behöver jag den?

SIE är ett svenskt standardformat för att exportera bokföringsdata (verifikationer, kontoplan, ingående balanser) från ett program och importera dem i ett annat. Nästan alla svenska bokföringsprogram, inklusive Kontiq, stödjer SIE 4-export och -import, vilket gör att du kan byta program utan att skriva om historiken manuellt.

Förlorar jag historiken när jag byter program?

Nej, inte om du exporterar en fullständig SIE-fil (typ 4) innan du avslutar det gamla kontot. Den innehåller alla verifikationer och kan importeras i det nya programmet så att hela historiken finns kvar där. Du behöver ändå spara en kopia av SIE-filen och eventuella PDF-rapporter separat i 7 år enligt bokföringslagen.

Måste jag göra något manuellt efter en SIE-import?

Ja, oftast. Kontrollera att ingående balanser stämmer mot det gamla systemets utgående balanser, att kontoplanen matchar (särskilt om du bytt till ett program med annan kontonumrering), och att eventuella kund-/leverantörsreskontror stämmer. Betrakta importen som ett underlag att verifiera, inte en garanti.

Behöver jag avsluta det gamla kontot direkt?

Nej. Vänta gärna någon vecka efter bytet innan du säger upp det gamla kontot, så att du hinner upptäcka eventuella avvikelser och kan gå tillbaka och kontrollera originaldata om något inte stämmer i det nya systemet.

Byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret – så gör du

Kortfattat svar

Du kan byta bokföringsprogram när som helst genom att exportera en SIE 4-fil från det gamla programmet och importera den i det nya. Historiken följer med. Det enda du behöver göra manuellt är att stämma av ingående balanser mot det gamla systemets utgående balanser. Byt helst vid ett kvartalsskifte eller räkenskapsårets slut för att slippa dela periodrapporter mellan två system.

När är bästa tidpunkten att byta?

Rekommenderas

Vid kvartalsskifte (särskilt om du redovisar moms kvartalsvis)
Vid räkenskapsårets början eller slut
Direkt efter att en momsdeklaration är inlämnad
Under en lugnare period utan mycket löpande fakturering

Går att göra, men mer omständligt

Mitt i en momsperiod – kräver att du delar upp rapporten mellan systemen
Precis innan bokslut – riskerar att komplicera årsbokslutet
Mitt i en period med hög faktureringsvolym
Utan att ha exporterat/sparat en egen kopia av all historik först

Steg för steg – byt utan att förlora något

1

Exportera en fullständig SIE 4-fil

I det gamla programmet: exportera en SIE-fil av typ 4, som innehåller hela kontoplanen, alla verifikationer och både ingående och utgående balanser. Se till att exporten omfattar hela räkenskapsåret, inte bara en period.

2

Spara en egen kopia av allt

Ladda ner SIE-filen och exportera även eventuella PDF-rapporter (resultat- och balansräkning, huvudbok) innan du byter. Du är skyldig enligt bokföringslagen att kunna visa upp bokföringen i 7 år – oberoende av vilket program du använder då.

3

Importera SIE-filen i det nya programmet

De flesta svenska bokföringsprogram, inklusive Kontiq, har en funktion för att läsa in en SIE 4-fil direkt – kontoplan, verifikationer och balanser skapas automatiskt.

4

Stäm av ingående balanser, konto för konto

Jämför varje kontos ingående balans i det nya systemet mot motsvarande utgående balans i det gamla. Det här är det steg som oftast kräver manuell koll – särskilt om programmen har olika sätt att hantera avrundningar eller om kontoplanen skiljer sig något.

5

Kontrollera kund- och leverantörsreskontra separat

SIE-standarden fångar inte alltid detaljerad reskontra (öppna kundfordringar/leverantörsskulder per faktura) fullt ut mellan alla program. Kontrollera manuellt att öppna poster stämmer, särskilt om du fakturerar mycket.

6

Vänta med att säga upp det gamla kontot

Behåll tillgång till det gamla programmet i några veckor efter bytet. Om något inte stämmer i det nya systemet vill du kunna gå tillbaka till originaldata utan att behöva be leverantören om hjälp i efterhand.

Vanliga misstag vid programbyte

Byta mitt i en momsperiod utan att dela upp underlaget

Om du byter program mitt i ett momskvartal måste du kunna redovisa moms för hela perioden korrekt – kontrollera att du har underlag från båda systemen för den period som spänner över bytet.

Lita blint på SIE-importen utan avstämning

En SIE-import är ett bra underlag, men inte en garanti. Stäm alltid av ingående balanser mot det gamla systemets siffror innan du fortsätter bokföra i det nya programmet.

Säga upp det gamla kontot direkt

Vänta några veckor. Upptäcker du en avvikelse efter bytet vill du kunna logga in i det gamla systemet och kontrollera originaldata, inte behöva återskapa allt från en enda SIE-fil.

Vanliga frågor om att byta bokföringsprogram

Kan jag byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret?: Ja, tekniskt sett går det när som helst. Det är dock enklare och säkrare att byta vid ett kvartalsskifte eller vid räkenskapsårets slut, eftersom du då slipper dela upp periodrapporter mellan två system.
Vad är en SIE-fil och varför behöver jag den?: SIE är ett svenskt standardformat för att exportera bokföringsdata (verifikationer, kontoplan, ingående balanser) från ett program och importera dem i ett annat. Nästan alla svenska bokföringsprogram, inklusive Kontiq, stödjer SIE 4-export och -import, vilket gör att du kan byta program utan att skriva om historiken manuellt.
Förlorar jag historiken när jag byter program?: Nej, inte om du exporterar en fullständig SIE-fil (typ 4) innan du avslutar det gamla kontot. Den innehåller alla verifikationer och kan importeras i det nya programmet så att hela historiken finns kvar där. Du behöver ändå spara en kopia av SIE-filen och eventuella PDF-rapporter separat i 7 år enligt bokföringslagen.
Måste jag göra något manuellt efter en SIE-import?: Ja, oftast. Kontrollera att ingående balanser stämmer mot det gamla systemets utgående balanser, att kontoplanen matchar (särskilt om du bytt till ett program med annan kontonumrering), och att eventuella kund-/leverantörsreskontror stämmer. Betrakta importen som ett underlag att verifiera, inte en garanti.
Behöver jag avsluta det gamla kontot direkt?: Nej. Vänta gärna någon vecka efter bytet innan du säger upp det gamla kontot, så att du hinner upptäcka eventuella avvikelser och kan gå tillbaka och kontrollera originaldata om något inte stämmer i det nya systemet.