Räknas utlägg som lön för den anställde?

Nej, förutsatt att det finns kvitto och att inköpet gäller verksamheten. Ersättningen är då en skattefri återbetalning av en skuld, inte en löneförmån. Saknas kvitto kan Skatteverket ifrågasätta det och behandla ersättningen som lön.

Vad är skillnaden mellan utlägg och reseräkning?

Utlägg avser konkreta inköp med kvitto – t.ex. kontorsmaterial eller en kundlunch. Reseräkning avser tjänsteresor och kan innehålla flera schablonbelopp samtidigt (t.ex. skattefritt traktamente och bilersättning per mil) utöver eventuella faktiska utlägg under resan, som redovisas separat.

Hur mycket bilersättning får jag ge skattefritt i aktiebolaget?

Skatteverket fastställer varje år ett skattefritt schablonbelopp per mil för anställdas privata bil i tjänsten. Se aktuellt belopp på skatteverket.se – ersättning därutöver är skattepliktig lön och ska köras genom lönesystemet.

Kan aktieägaren ta ut utlägg utan att det räknas som utdelning eller lön?

Ja. Utlägg för faktiska, verifierade företagskostnader är varken lön eller utdelning – det är en ren återbetalning av en skuld till aktieägaren och bokförs på samma sätt som för en anställd, via konto 2890.

Vilken moms gäller på utlägg för en anställds resekostnader?

Vanlig moms enligt kvittots underliggande vara eller tjänst. Traktamente och egen bilersättning enligt schablon innehåller ingen moms eftersom de är skattemässiga schablonbelopp, inte momspliktiga inköp.

Bokföra utlägg i aktiebolag – anställd och ägare

Kortfattat svar

Utlägg uppstår när en anställd eller aktieägare betalar en företagskostnad med egna pengar. Bokförs: Debet kostnadskonto + 2641 (ingående moms) / Kredit 2890 (Övriga kortfristiga skulder – skuld till anställd/delägare). Vid ersättningen: Debet 2890 / Kredit 1930. Utlägget är skattefritt för mottagaren så länge kvitto finns och kostnaden gäller verksamheten.

Utlägg vs. reseräkning – vad är skillnaden?

Utlägg

Konkret inköp med kvitto
T.ex. kontorsmaterial, kundlunch, programvara
Bokförs på kostnadskonto + moms
Ersätts krona för krona enligt kvittot

Reseräkning

Avser en tjänsteresa i sin helhet
Kan innehålla traktamente och bilersättning per mil
Schablonbelopp fastställs årligen av Skatteverket
Kan även innehålla faktiska utlägg under resan

Praktiskt: En anställd på tjänsteresa kan ha båda samtidigt – t.ex. skattefritt traktamente för måltider (schablon) och ett utlägg med kvitto för parkeringsavgift.

Bokföringsexempel – utlägg med kvitto

En anställd betalar kontorsmaterial för 1 250 kr (1 000 kr + 25 % moms 250 kr) med sitt privatkort.

Verifikation 1 – utlägget bokförs på kvittots datum

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`6110`	Kontorsmaterial	1 000
`2641`	Ingående moms 25 %	250
`2890`	Skuld till anställda/delägare		1 250

Verifikation 2 – ersättning till den anställde

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`2890`	Skuld till anställda/delägare	1 250
`1930`	Bankkonto		1 250

Bokföringsexempel – reseräkning med traktamente och bilersättning

En anställd kör privat bil i tjänsten och gör en endagsresa. Reseräkningen innehåller skattefritt traktamente 260 kr och bilersättning enligt schablon 2 500 kr (belopp illustrativa – se aktuella schablonbelopp hos Skatteverket).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`7331`	Skattefria traktamenten	260
`7331`	Skattefri bilersättning	2 500
`2890`	Skuld till anställda/delägare		2 760

Schablonbeloppen innehåller ingen moms. Överstiger ersättningen de skattefria schablonerna ska överskjutande belopp köras som skattepliktig lön istället.

Utlägg när aktieägaren lägger ut privat

Bokförs identiskt med anställdas utlägg – debet kostnadskonto och moms, kredit 2890. Utlägget är varken lön eller utdelning så länge det avser en verklig, verifierad företagskostnad. Blandas utlägg ihop med lön eller utdelning riskerar du dubbelbeskattning eller att Skatteverket omklassificerar beloppet.

Vanliga frågor om utlägg i aktiebolag

Räknas utlägg som lön för den anställde?: Nej, förutsatt att det finns kvitto och att inköpet gäller verksamheten. Ersättningen är då en skattefri återbetalning av en skuld, inte en löneförmån. Saknas kvitto kan Skatteverket ifrågasätta det och behandla ersättningen som lön.
Vad är skillnaden mellan utlägg och reseräkning?: Utlägg avser konkreta inköp med kvitto – t.ex. kontorsmaterial eller en kundlunch. Reseräkning avser tjänsteresor och kan innehålla flera schablonbelopp samtidigt (t.ex. skattefritt traktamente och bilersättning per mil) utöver eventuella faktiska utlägg under resan, som redovisas separat.
Hur mycket bilersättning får jag ge skattefritt i aktiebolaget?: Skatteverket fastställer varje år ett skattefritt schablonbelopp per mil för anställdas privata bil i tjänsten. Se aktuellt belopp på skatteverket.se – ersättning därutöver är skattepliktig lön och ska köras genom lönesystemet.
Kan aktieägaren ta ut utlägg utan att det räknas som utdelning eller lön?: Ja. Utlägg för faktiska, verifierade företagskostnader är varken lön eller utdelning – det är en ren återbetalning av en skuld till aktieägaren och bokförs på samma sätt som för en anställd, via konto 2890.
Vilken moms gäller på utlägg för en anställds resekostnader?: Vanlig moms enligt kvittots underliggande vara eller tjänst. Traktamente och egen bilersättning enligt schablon innehåller ingen moms eftersom de är skattemässiga schablonbelopp, inte momspliktiga inköp.