Fakturorna du ska betala på ett ställe: vad som är obetalt, vad som har förfallit, och en bokföring som följer med när du registrerar och betalar.
När en faktura kommer laddar du upp den, väljer leverantör och fyller i beloppen. Kontiq bokför skulden, momsen och kostnaden – med fakturametoden direkt, med kontantmetoden när du betalar. Listan visar hela tiden vad som är obetalt och vad som har passerat förfallodagen, och fakturan som PDF eller bild följer med till verifikatet. Ingår i månadspriset.
Ett inköp på 8 000 kr plus 25 procent moms, alltså en faktura på 10 000 kr, bokförs så här med fakturametoden. Kostnadskontot väljer du själv på fakturaraden – här 6110 Kontorsmateriel.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6110 | Kontorsmateriel | 8 000 | – |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 2 000 | – |
| 2440 | Leverantörsskulder | – | 10 000 |
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 10 000 | – |
| 1930 | Företagskonto/checkkonto/affärskonto | – | 10 000 |
Med kontantmetoden bokförs ingenting när fakturan registreras. När du betalar bokförs kostnaden och momsen direkt mot bankkontot (Debet 6110 och 2641, Kredit 1930). Betalar du en del bokförs motsvarande andel. Fakturor som är obetalda vid årets slut bokförs som skuld per balansdagen (Kredit 2440) från sidan Räkenskapsår, och året kan inte låsas innan det är gjort.
Betalar du från ett annat konto än företagets vanliga bankkonto, till exempel ett valutakonto, väljer du det kontot när du registrerar betalningen. Mer om grunderna i guiden bokföra leverantörsfaktura.
Alla fakturor har inte svensk moms. Ibland är det du som köpare som ska redovisa momsen, så kallad omvänd moms. På fakturan väljer du momsläge, och leverantören kan ha ett förval. Omvänd moms finns för:
Med omvänd moms räknar Kontiq fram momsen själv, bokför den både som ingående och utgående moms och lägger inköpet på det konto som styr rätt ruta i momsdeklarationen. Du behöver inte välja de kontona själv. Varor från ett annat EU-land bokförs alltid på fakturadatumet, även med kontantmetoden, eftersom momsen på dem ska redovisas för den perioden.
Import av varor från land utanför EU: fakturan bokförs utan svensk moms. Importmomsen räknas inte på fakturabeloppet utan på Tullverkets värde med tull och frakt, så den bokför du i ett eget steg utifrån importdeklarationen. Fakturan visas som väntar på importdeklaration tills det är gjort.
En faktura i EUR, USD, GBP, NOK eller DKK registrerar du med beloppen i valutan och dagen då varan levererades eller tjänsten utfördes. Kontiq hämtar ECB:s kurs från Riksbanken för den dagen och bokför allt i kronor. Saknas kursen stoppar Kontiq i stället för att gissa. Har fakturan svensk moms anger du momsen i kronor så som den står på fakturan – det är det beloppet som dras av.
När du betalar anger du både beloppet i valutan och vad som drogs från kontot i kronor. Skillnaden mot det som bokfördes bokförs som valutakursvinst eller -förlust (3960/7960). Vid bokslut räknas obetalda fakturor i valuta om till balansdagens kurs.
Själva betalningen gör du i din bank som vanligt, med bankgiro, plusgiro eller IBAN och OCR från fakturan. Sedan registrerar du betalningen i Kontiq. Med bankkopplingen (i dag för Skandiabanken, Nordea Business, Swedbank och Lunar Bank) kommer utbetalningen in i Kontiqs bankflöde, och där kopplar du den till fakturan. Då bokförs betalningen med bankens belopp och datum, och fakturan blir betald eller delbetald. Är utbetalningen större än det som återstår på fakturan stoppar Kontiq kopplingen.
En registrerad faktura och dess underlag är räkenskapsinformation och raderas inte. Har fakturan betalningar rättas de först – en betalning som Kontiq har bokfört vänds med en kontrapost, och en betalning som kopplats från bankflödet rättas där. Därefter kan en administratör rätta fakturan, och är den bokförd vänds verifikatet med en kontrapost. Fakturan ligger kvar som rättad, och du registrerar en ny. Underlag kan bara tas bort från ett utkast – till en registrerad faktura kan du lägga till fler.
Kontiq skickar inga betalningar till banken och skapar inga betalfiler – du betalar i banken och registrerar betalningen i Kontiq. Kontiq tar inte emot e-fakturor från leverantörer, utan du laddar upp fakturan som PDF eller bild. Det finns inget attestflöde där någon annan godkänner fakturan innan den betalas. En kreditfaktura från en leverantör registreras tills vidare som ett vanligt verifikat.