Fakturering i Kontiq – skicka, bevaka och bokför automatiskt

Kort sagt

Faktureringen sitter ihop med bokföringen i stället för att ligga vid sidan av den. När fakturan skickas bokförs kundfordran och utgående moms; när betalningen kommer in bokförs den mot bankkontot. Däremellan håller Kontiq reda på vad som är obetalt och vad som gått över förfallodatum. Ingår i månadspriset, utan tak på antal fakturor.

Flödet från faktura till betalning

Steg 1

Skapa

Välj kund ur kundregistret, lägg till rader med belopp och momssats. Fakturanumret sätts automatiskt i löpande serie.

Steg 2

Skicka

Mejlas till kunden med PDF bifogad. Kundfordran och utgående moms bokförs samtidigt.

Steg 3

Bevaka

Förfallna fakturor markeras automatiskt. En påminnelse skickas med ett klick.

Steg 4

Betalning

Markera som betald med rätt datum – betalningen bokförs mot bankkontot och fordran nollas.

Fakturans lägen

utkast Påbörjad men inte utfärdad. Går att ändra fritt, har inget fakturanummer och bokförs inte. Ett utkast kan tas bort.
skickad Utfärdad och låst. Fakturanumret tilldelas nu, och med fakturametoden bokförs kundfordran.
förfallen Förfallodatum har passerat utan betalning. Sätts automatiskt.
delbetald En del av beloppet är inbetalt och bokfört.
betald Betalningen är registrerad och bokförd.
krediterad Rättad med en kreditfaktura. En utfärdad faktura ändras eller makuleras aldrig – den krediteras, så att serien förblir obruten.

Läget syns bara i Kontiq. Fakturan som kunden får eller som du laddar ner har inga statusmarkeringar som "Skickad", "Förfallen" eller "Betald". Har den krediterats eller delbetalats står krediterat och betalt belopp och det som återstår att betala under totalen.

Fel på en obetald faktura? Välj Korrigera. Kontiq skapar en kreditfaktura för hela den gamla fakturan och en ny faktura med samma innehåll som du ändrar. När du skickar eller utfärdar den nya fakturan utfärdas båda samtidigt – med fakturametoden bokförs båda direkt, med kontantmetoden bokförs inget förrän den nya fakturan betalas. Skickar du med mejl till samma kund får kunden båda i samma mejl, och den nya fakturan anger vilken faktura den ersätter. Byter du kund skickar du kreditfakturan separat till den förra kunden. Har fakturan redan betalats helt eller delvis krediterar du den i stället och skapar en ny.

Vad som faktiskt bokförs

En faktura på 10 000 kr plus 25 procent moms ger två verifikat:

När fakturan skickas

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1510	Kundfordringar	12 500	–
3000	Försäljning inom Sverige	–	10 000
2610	Utgående moms, 25 %	–	2 500

När betalningen kommer in

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	12 500	–
1510	Kundfordringar	–	12 500

Så bokför Kontiq med fakturametoden. Med kontantmetoden bokförs intäkt och moms först när betalningen kommer in (Debet 1930, Kredit 3000 och 2610). Fakturor som är obetalda vid årets slut bokförs som kundfordringar per balansdagen (Debet 1510, Kredit 3000 och 2610) – Kontiq listar dem innan räkenskapsåret låses. Mer om logiken i guiden bokföra kundfaktura.

Faktura i utländsk valuta: när fakturan utfärdas hämtar Kontiq ECB:s kurs från Riksbanken för leveransdagen. Momsen skrivs ut även i kronor, och allt bokförs i kronor till den kursen. När betalningen kommer in bokförs skillnaden mot det som kom in på kontot som valutakursvinst eller -förlust (3960/7960), och vid bokslut omvärderas obetalda fakturor till balansdagens kurs. Mer i guiden faktura i utländsk valuta.

Försäljning utan svensk moms: väljer du momsundantag på fakturan bokförs de momsfria raderna på sitt eget BAS-konto – till exempel 3108 för varor och 3308 för tjänster till företag i andra EU-länder, 3105 för export och 3305 för tjänster till köpare utanför EU – och hamnar i rätt ruta i momsdeklarationen. Kunden kan ha ett förval för momsen, och momsundantag som inte passar kundens land går inte att välja.

Det som finns i modulen

Kundregister med adress, land, e-post, betalningsvillkor och momsförval – ändras när som helst
Varning när en kund eller leverantör med samma org.nr, momsnummer eller liknande namn redan finns
Artikelregister som fyller i fakturaraderna
Automatisk fakturanummerserie
Fakturarader med olika momssatser
PDF som skickas som bilaga i mejlet
Tre fakturamallar (klassisk, modern, minimal), egen accentfärg och logotyp
Korrigering av obetald faktura – kreditfaktura och ny faktura i ett steg
QR-kod för betalning med svenska bankappar (bankgiro, plusgiro eller IBAN) – köpare utanför Sverige får betalningsuppgifterna i text
IBAN-konto per valuta – en faktura i euro visar kontot för euro
Förhandsgranskning av fakturan direkt i appen
Word-export för den som vill justera själv

Företagsnamnet som avsändare, egen svarsadress, ämnesrad och meddelandetext
Fakturor på svenska eller engelska, förvalt per kund
Fakturor i EUR, USD, GBP, NOK eller DKK – bokförs i kronor
Separat text för betalningspåminnelser
Automatisk markering av förfallna fakturor
Översikt över obetalt belopp, ej förfallet och förfallet
Interna anteckningar som kunden aldrig ser
Kostnadsställe och projekt per fakturarad, med standard per kund och artikel
Sökning och filtrering på status, datum, kund och belopp – listan uppdateras medan du skriver

Vad som inte finns – än

Kontiqs fakturering är byggd för vanlig kundfakturering i ett litet företag. Automatiska återkommande abonnemangsfakturor, fakturaköp och inkassokoppling ingår inte. Fakturan kan laddas ner som e-faktura i formatet Peppol BIS Billing 3.0, men Kontiq skickar den inte själv via Peppol-nätverket. Behöver du det hör ditt företag antagligen hemma i ett större system – vi säger hellre det än låter dig upptäcka det efter att du flyttat bokföringen.

Vanliga frågor

Bokförs fakturan automatiskt?

Ja. När du skickar fakturan skapas verifikatet för kundfordran och utgående moms, och när du markerar den som betald bokförs betalningen mot bankkontot. Du behöver inte skriva några konteringar för hand.

Kan jag mejla fakturan direkt från Kontiq?

Ja. Fakturan skickas som ett mejl till kunden med PDF-filen bifogad, och innehållet visas även i själva mejlet. Mejlet har ditt företagsnamn som avsändare och svar går till din adress. Svarsadress, ämnesrad och meddelandetext ställer du in en gång, med platshållare för fakturanummer och belopp.

Får jag ut fakturan som fil?

Ja, både som PDF och som Word-dokument. PDF:en är den du skickar; Word-varianten finns för dig som behöver justera något innan utskrift.

Hur fungerar påminnelser?

Kontiq markerar automatiskt en skickad faktura som förfallen när förfallodatumet passerats. Därifrån skickar du en påminnelse med ett klick – med egen ämnesrad och text, separat från det vanliga fakturamejlet.

Kan jag ha interna anteckningar på en faktura?

Ja. Anteckningar som är till för dig själv stannar internt och följer inte med på fakturan kunden ser.

Kostar faktureringen extra?

Nej. Fakturering ingår i 99 kr/mån exkl. moms, utan tak på antal fakturor. Hos flera andra leverantörer ligger fakturering i ett dyrare paket eller som ett tillägg med egen månadsavgift.