Lön i Kontiq – lönekörning, AGI och bokföring i ett flöde

Kort sagt

Du lägger upp de anställda en gång. Sedan är varje månad samma fyra klick: skapa körningen, beräkna, bekräfta och bokför. Skattetabeller, arbetsgivaravgifter och semesterersättning räknas fram automatiskt, AGI-filen exporteras till Skatteverket, och hela lönekörningen bokförs på rätt konton. Lön ingår i månadspriset – hos de flesta andra leverantörer är det en separat modul.

Lönekörningens fyra lägen

Läge 1

Utkast

Körningen är skapad för en månad. Anställda och timmar går att ändra fritt.

Läge 2

Beräknad

Brutto, skatt, netto, arbetsgivaravgift och semesterersättning uträknade per anställd.

Läge 3

Bekräftad

Körningen är låst och kan inte räknas om förrän du låser upp den. Nästa steg är att bokföra.

Läge 4

Bokförd

Verifikatet skapat och AGI-filen kan hämtas. Nettolöneskulden nollas när du markerar utbetalningen.

En bokförd körning går inte att ändra. Blev något fel ångrar du bokföringen – en kontrapost bokförs – och gör om körningen – samma princip som för verifikat i övrigt.

Det som räknas fram åt dig

Preliminärskatt ur Skatteverkets skattetabeller, per tabell och kolumn
Jämkning med egen procentsats, och varning när beslutet går ut
Arbetsgivaravgifter med rätt sats för den anställdes ålder
Semesterersättning för timavlönade – utbetald med lönen eller avsatt som semesterlöneskuld till uttaget
Sjuklön enligt sjuklönelagen: sjukavdrag, 80 % sjuklön dag 1–14 och karensavdrag
Förmåner – bilförmån och övriga förmåner i skatt, arbetsgivaravgift och AGI
Semesterlöneskuld för månadsavlönade vid bokslut, enligt procentregeln eller med eget belopp

Timlön – ange antal timmar, resten räknas fram
Nettolöneavtal – ange målnettot, bruttolönen räknas baklänges
Summering per körning: brutto, skatt, netto och avgifter
Lönekonto per anställd, så att kostnaden hamnar rätt i resultaträkningen
Kostnadsställe och projekt per anställd för bruttolön och arbetsgivaravgift

Så bokförs en lönekörning

En lön på 30 000 kr i bruttolön ger ett verifikat i den här formen – siffrorna nedan är avrundade och illustrerar principen, inte exakta satser:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7210	Löner till tjänstemän	30 000	–
7510	Lagstadgade sociala avgifter	9 426	–
2710	Personalskatt (skuld till Skatteverket)	–	7 500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter	–	9 426
2890	Nettolöneskuld till anställda	–	22 500

Arbetsgivaravgiften i exemplet är 31,42 procent, alltså full avgift. Preliminärskatten är satt till 25 procent för att exemplet ska gå att följa – i verkligheten hämtas den ur skattetabellen.

När lönen betalas ut markerar du varje utbetalning som betald i betalningslistan, med datum och bankkonto. Då bokförs ett betalningsverifikat som nollar nettolöneskulden på 2890. Markerar du Skatteverkets rad som betald nollas 2710 och 2731 mot bankkontot eller skattekontot 1630. Tar du bort en markering rättas betalningen med en kontrapost. Hela kedjan förklaras i guiden bokföra lön i aktiebolag.

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Varje månad ska du lämna en arbetsgivardeklaration där varje anställds lön och skatt redovisas för sig. Kontiq exporterar en färdig XML-fil enligt Skatteverkets schema för AGI, baserad på den lönekörning du valt. Filen laddar du upp i Skatteverkets e-tjänst.

Deklarationen ska lämnas även en månad utan löner, om företaget är registrerat som arbetsgivare. Bokföringscoachen påminner om datumen.

Avgränsningar

Lönemodulen är byggd för ett mindre företag med ett överblickbart antal anställda och vanliga anställningsformer. Kollektivavtalsstyrd tidrapportering, tjänstepensionsrapportering, schemaläggning, kollektivavtalets egna sjuklöne- och semesterregler och beräkning av bilförmånsvärdet ingår inte (förmånsvärdet anges, t.ex. från Skatteverkets förmånsbilsberäknare). Har du den typen av behov hör lönen hemma i ett renodlat lönesystem.

Vanliga frågor

Räknar Kontiq ut skatten på lönen?

Ja. Preliminärskatten hämtas ur Skatteverkets skattetabeller utifrån den anställdes tabell och kolumn. Har den anställde ett jämkningsbeslut används den procentsatsen i stället. Kontiq varnar 30 dagar innan beslutet går ut och räknar aldrig lön med ett utgånget beslut.

Hanteras arbetsgivaravgifterna automatiskt?

Ja, med den sats som gäller för den anställdes födelseår det år lönen betalas ut – full avgift för de flesta, bara ålderspensionsavgift för äldre och den tillfälliga nedsättningen för unga när den gäller. I Kontiq ser du vilka års regler som finns och vilket år varje lönekörning räknats med. Avgiften bokförs som en del av lönekörningen.

Kan jag lämna arbetsgivardeklarationen från Kontiq?

Kontiq exporterar en AGI-fil – arbetsgivardeklaration på individnivå – enligt Skatteverkets XML-schema. Filen laddar du sedan upp i Skatteverkets e-tjänst. Kontiq skickar den alltså inte själv, men du slipper knappa in varje anställd.

Kan jag räkna baklänges från en nettolön?

Ja. För en anställd med nettolönsavtal anger du målnettot, så räknar Kontiq fram bruttolönen som ger just det beloppet efter skatt.

Hur bokförs lönekörningen?

När körningen är bekräftad bokförs den i ett svep: bruttolön som personalkostnad, personalskatt och arbetsgivaravgifter som skulder, och nettolönen som en skuld tills den betalas ut. Därefter markerar du utbetalningen så nollas nettolöneskulden mot bankkontot.

Passar det för enskild firma?

Lönemodulen är till för anställda. Som ägare av en enskild firma har du ingen lön – det du tar ut är eget uttag och bokförs på ett annat konto. Har du däremot anställda i din enskilda firma fungerar lönekörningen precis som för ett aktiebolag.