Kort sagt
Du lägger upp de anställda en gång. Sedan är varje månad samma fyra klick: skapa körningen,
beräkna, bekräfta och bokför. Skattetabeller, arbetsgivaravgifter och semesterersättning räknas
fram automatiskt, AGI-filen exporteras till Skatteverket, och hela lönekörningen bokförs på rätt
konton. Lön ingår i månadspriset – hos de flesta andra leverantörer är det en
separat modul.
Lönekörningens fyra lägen
Läge 1
Utkast
Körningen är skapad för en månad. Anställda och timmar går att ändra fritt.
Läge 2
Beräknad
Brutto, skatt, netto, arbetsgivaravgift och semesterersättning uträknade per anställd.
Läge 3
Bekräftad
Raderna låsta. Nu tar du fram AGI-filen och betalar ut lönerna.
Läge 4
Bokförd
Verifikatet skapat. Nettolöneskulden nollas när du markerar utbetalningen.
En bokförd körning går inte att ändra. Blev något fel makulerar du körningen och gör om den – samma
princip som för verifikat i övrigt.
Så bokförs en lönekörning
En lön på 30 000 kr i bruttolön ger ett verifikat i den här formen – siffrorna nedan är avrundade
och illustrerar principen, inte exakta satser:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|
| 7210 | Löner till tjänstemän | 30 000 | – |
| 7510 | Lagstadgade sociala avgifter | 9 426 | – |
| 2710 | Personalskatt (skuld till Skatteverket) | – | 7 500 |
| 2731 | Avräkning lagstadgade sociala avgifter | – | 9 426 |
| 2890 | Nettolöneskuld till anställda | – | 22 500 |
Arbetsgivaravgiften i exemplet är 31,42 procent, alltså full avgift. Preliminärskatten är satt till
25 procent för att exemplet ska gå att följa – i verkligheten hämtas den ur skattetabellen.
När lönen betalas ut markerar du körningen som utbetald, och nettolöneskulden nollas mot
bankkontot. När skatt och avgifter betalas in till skattekontot nollas skuldkontona 2710 och 2731.
Hela kedjan förklaras i guiden
bokföra lön i aktiebolag.
Arbetsgivardeklaration på individnivå
Varje månad ska du lämna en arbetsgivardeklaration där varje anställds lön och skatt redovisas för
sig. Kontiq exporterar en färdig XML-fil enligt Skatteverkets schema för AGI, baserad på den
lönekörning du valt. Filen laddar du upp i Skatteverkets e-tjänst.
Deklarationen ska lämnas även en månad utan löner, om företaget är registrerat som arbetsgivare.
Bokföringscoachen påminner om datumen.
Avgränsningar
Lönemodulen är byggd för ett mindre företag med ett överblickbart antal anställda och vanliga
anställningsformer. Kollektivavtalsstyrd tidrapportering, tjänstepensionsrapportering,
schemaläggning och avancerad förmånshantering ingår inte. Har du den typen av behov hör lönen
hemma i ett renodlat lönesystem.
Vanliga frågor
Räknar Kontiq ut skatten på lönen?
Ja. Preliminärskatten hämtas ur Skatteverkets skattetabeller utifrån den anställdes tabell och kolumn. Har den anställde ett jämkningsbeslut används den procentsatsen i stället, och Kontiq varnar när beslutet håller på att gå ut.
Hanteras arbetsgivaravgifterna automatiskt?
Ja, med den procentsats som gäller för den anställdes ålder. Full avgift för de flesta, nedsatt avgift för unga och för dem som fyllt 65 vid årets ingång. Underlaget och avgiften bokförs som en del av lönekörningen.
Kan jag lämna arbetsgivardeklarationen från Kontiq?
Kontiq exporterar en AGI-fil – arbetsgivardeklaration på individnivå – enligt Skatteverkets XML-schema. Filen laddar du sedan upp i Skatteverkets e-tjänst. Kontiq skickar den alltså inte själv, men du slipper knappa in varje anställd.
Kan jag räkna baklänges från en nettolön?
Ja. För en anställd med nettolönsavtal anger du målnettot, så räknar Kontiq fram bruttolönen som ger just det beloppet efter skatt.
Hur bokförs lönekörningen?
När körningen är bekräftad bokförs den i ett svep: bruttolön som personalkostnad, personalskatt och arbetsgivaravgifter som skulder, och nettolönen som en skuld tills den betalas ut. Därefter markerar du utbetalningen så nollas nettolöneskulden mot bankkontot.
Passar det för enskild firma?
Lönemodulen är till för anställda. Som ägare av en enskild firma har du ingen lön – det du tar ut är eget uttag och bokförs på ett annat konto. Har du däremot anställda i din enskilda firma fungerar lönekörningen precis som för ett aktiebolag.